Por supuesto que es importante. La comunicación es una de las actividades más críticas que permite al personal y al liderazgo conocer de arriba abajo a la organización qué se espera, qué está sucediendo y qué tan bien se están cumpliendo y cumpliendo los objetivos. No tener dinero no es una excusa permitida hoy. Utilice las diversas herramientas tecnológicas disponibles hoy para reuniones cara a cara (Skype, Lync, etc.) y las herramientas para compartir archivos (OneDrive, Dropbox, SharePoint, Sway, etc.) para colaborar.
Teníamos una compañía de $ 2.5 BN (COMDEX) que era mi cuarto empleador. Afortunadamente, antes había estado expuesto a una excelente gestión de proyectos en el Cuerpo de Marines (3M), seguido de intercambios completamente abiertos y sin restricciones a principios de Timberland, mejorados por un maravilloso conjunto de experiencias que combinaban una fabulosa gestión de proyectos, negocios fiscalmente conscientes y, Liderazgo superior históricamente profesional en Cahner’s / Reed-Elsevier.
Un vicepresidente de COMDEX, Dick Schwab, elaboró una guía sobre comunicaciones que, con su permiso, comparto cada vez que tengo la oportunidad. Aquí sigue: el Sr. Richard Schwab lo tituló “DEDICEMOS NOSOTROS MISMOS A LA BÚSQUEDA DE LAS REGLAS DE ORO DE COMUNICACIONES EMPRESARIALES”.
- Starter League: ¿Codecademy es una organización sin fines de lucro? (http://en.wikipedia.org/wiki/Nonprofit_organization)
- ¿Cómo podría desarrollar una serie de clases de capacitación comunitaria para recaudar dinero sin fines de lucro?
- ¿Cómo puede Causes, la organización de donaciones caritativas, mejorar su plataforma para llegar a más usuarios y crear más valor para organizaciones benéficas?
- ¿Qué ciudad tiene más organizaciones sin fines de lucro?
- ¿Sigue siendo capitalismo si las organizaciones sin fines de lucro poseen los medios de producción?
Los estadounidenses nos hemos acostumbrado a las “noticias instantáneas”, como los noticieros locales / de la tarde / mañana, CNN / Headline News, C-SPAN, “talk shows” de política empresarial y similares. Nuestros periódicos y publicaciones semanales / mensuales brindan más acceso a informes detallados y noticias periodísticas. Si queremos saber acerca de casi cualquier cosa, generalmente podemos encontrar una fuente de noticias en tiempo real en los medios públicos.
Si bien hemos aprendido a ser selectivos en nuestros intereses personales y de consumo en las noticias de estas fuentes, aún conservamos la prerrogativa personal de “sintonizar o hacer clic” y absorber solo aquellos artículos de interés personal.
Aquí se presentan algunas de las “reglas” importantes que deben aplicarse siempre para facilitar comunicaciones óptimas a nuestros “asociados de apoyo externos”, nuestros expositores y nosotros mismos. Podríamos fallar ocasionalmente, pero si los practicamos a menudo y con buen ánimo se convertirán en un ejemplo y una disciplina.
I. Cortesía común
a. Todos nuestros compañeros de trabajo, independientemente de su experiencia o tareas laborales, tienen derecho al pleno respeto de todos los empleados, independientemente de su “rango”, sexo o edad.
segundo. Solicite amablemente la asistencia de los asociados y agradézcales su ayuda, incluso cuando sus esfuerzos y resultados sean menores de lo que esperaba.
C. Directamente, pero con sensibilidad y tacto, corrija o vuelva a informar a sus asociados cuando sienta que necesita corrección. Siempre haga comentarios críticos, si es realmente necesario, un asunto privado y explique qué espera para mejorar. No espere el “tiempo de revisión del mérito”.
II Reuniones
a. Programe su reunión con tanta notificación avanzada como sea posible. Incluya una agenda si el tema de la reunión es complejo y / o el grupo es grande, a menos que el tema sea “obvio” por su propósito declarado.
segundo. Recuerde programar su sala de reuniones también para que los asistentes no se presenten sin un lugar de reunión.
C. Anuncie previamente un límite de tiempo para sus reuniones para que todos los asistentes puedan planificar sus propios horarios con conflictos o interrupciones de tiempo mínimo. Siempre comience las reuniones a tiempo. Luego, cuando el “reloj marque las doce”, detenga la reunión y presente temas incompletos para una discusión futura, o establezca claramente qué acciones se deben realizar y por quién. Anuncie cuándo y dónde tendrá lugar “la próxima reunión” (si corresponde) y sobre los mismos temas o temas similares.
re. Siempre se puntual. Si va a llegar un segundo (o más) tarde, informe al Presidente o al Moderador de la reunión sobre su llegada prevista de antemano. Si va a perderse la reunión por completo, envíe a su representante (si corresponde) y luego reciba comentarios rápidos sobre el contenido de la reunión y los elementos de acción de su representante.
mi. Estar preparado. Anote sus pensamientos / ideas antes de la reunión. A menos que el propósito de la reunión sea “discutir / elaborar estrategias”, en comparación con una reunión cuyo propósito es principalmente “informar / actualizar”, haga sus argumentos clara pero brevemente.
F. No use la reunión para vender sus propias ideas. Si el tema es complejo o extenso, considere la distribución de sus ideas escritas antes de la reunión para que todos los asistentes tengan tiempo de leer y comprender sus ideas y sugerencias.
sol. Cuando asista a una reunión, siempre tome notas y no dependa de su memoria o de la distribución de las actas escritas. Distribuya sus notas escritas y la lista de asistentes, si corresponde.
h. No recapitule las discusiones anteriores para los asistentes a las reuniones que lleguen tarde. En cambio, espere unos minutos después de la reunión para aclarar sus necesidades, sin retrasar la agenda / horario. Si llega tarde, no entre en las discusiones ni ofrezca consejos, ya que puede haber perdido información esencial.
yo. Nunca interrumpa una reunión (ya sea puerta “abierta” o “cerrada”) sin una alta justificación. Sin embargo, debe reconocer que “el rango tiene sus privilegios: RHIP” y debe adaptar su horario (en la mayoría de los casos) a los horarios de sus “superiores”. Si es necesario, abandone la reunión en silencio para discutir las inquietudes de los “superiores” con una interrupción mínima de la reunión.
yo. Ejercita el decoro profesional siempre, con estas pautas.
ii) Una persona habla a la vez cuando es reconocido (informalmente) por el moderador de la reunión.
iii) Todas las discusiones deben mantenerse enfocadas y no desviarse prematuramente a otros temas.
iv. Expresar opiniones de forma rápida y concisa.
v. Abstenerse de “vender” sus ideas una y otra vez.
vi. Obtener un acuerdo, o “aceptar estar en desacuerdo” de cada elemento de la reunión
vii. Nunca use lenguaje obsceno o profano.
viii. Nunca sostenga conversaciones “secundarias”.
ix. Presta mucha atención a todas las conversaciones / discusiones.
X. Actúa profesionalmente.
xi. Respeta los puntos de vista de los demás, incluso cuando no estás de acuerdo.
III. Tome medidas para asegurarse de que cada persona que asista a una reunión sienta que hubo algún beneficio derivado de su asistencia. Si siente que no obtuvo ningún beneficio, transmita sus pensamientos al moderador de la reunión.
a. Haga un seguimiento inmediato de todos los elementos de acción para los cuales usted está involucrado o responsable como resultado de la reunión; informar los resultados al personal y a las personas apropiadas.
segundo. Apoye todas las decisiones del grupo, incluso si no está de acuerdo con algunas o todas ellas, o si se retira del grupo. Eliminar la división y la ambigüedad.
C. Nunca continúe ejerciendo presión (o política) sobre su punto de vista durante o después de una reunión para:
yo. Expresa tus frustraciones personales.
ii) Socavar la decisión del grupo / compañeros.
iii) Degradar la “autoridad, profesionalidad o personalidad de un empleado.
iv. Hable “fuera del registro”.
v. Ir “dentro de la pista” con los superiores en otras discusiones.
vi. Participar en rumores.
vii. Asegúrese de que usted y los demás entiendan claramente sus responsabilidades por los elementos de acción y el cronograma de finalización antes de la conclusión de la reunión, incluidas las tareas, los cronogramas, etc.
viii. Las reuniones adecuadas están programadas y controladas. No celebre “reuniones importantes” en los pasillos, “en la parte de atrás” ni en ningún otro lugar.
ix. Si se le pide que logre “una tarea” de cierta manera, pero siente que “tiene una mejor manera”, obtenga un acuerdo para cambiar la asignación o déle al “solicitante” lo que se solicitó originalmente, así como su “mejor camino”.
IV. Comunicaciones escritas
a. Prepare sus pensamientos y preséntelos de manera legible y concisa. No espere que sus notas sean leídas por la mayoría de los asociados si exceden una página.
yo. Excepciones: procedimientos, presupuestos, “libros blancos”, documentos de capacitación.
segundo. Use “balas” cuando sea posible sin perder el contexto de los pensamientos. Explica el propósito de tu memo y qué acción / respuesta esperas, con un plazo de tiempo establecido y realista.
C. Distribuya sus notas a todos los asociados que necesiten esta información, ¡y a nadie más! Las notas escritas innecesarias pierden tiempo y restan valor a otros trabajos “necesarios”.
re. Siempre escriba y distribuya los datos utilizados por varios departamentos de manera rápida y precisa; después de que se haya realizado la autorización final de los datos impresos.
mi. Considere cuidadosamente a todas las personas que deberían recibir el memo, incluso si su jefe también podría pasarlo.
F. Responda con prontitud a todos los memorandos de los asociados que necesiten comentarios o acciones dentro de un día hábil, incluso si su respuesta es “Llego tarde, recibirá mi respuesta antes de ______. Si se le solicita una respuesta que no le corresponde, responda al solicitante, “No me corresponde” y páselo a la persona correcta si lo conoce. Solo de esta manera puede el solicitante saber que se recibió la nota y cuál es su acción planificada.
sol. Responda a todas las cartas, propuestas y memorandos de “personas ajenas” por teléfono o fax dentro de dos días hábiles, incluso si su respuesta es “Estoy considerando las preguntas que planteó en su carta de, y espero responderle antes de _________ “Luego, haga un seguimiento en una respuesta oportuna.
h. Establezca un archivo en papel o electrónico de toda la correspondencia. Haga un seguimiento de los elementos de acción de inmediato. Maneje la correspondencia una vez: resuelva (o delegue la resolución) la acción solicitada.
yo. Cuando se escriben, los datos parecen necesitar referencias acumulativas o históricas, crear archivos ordenados y recuperables en los archivos del sistema / servidor.
j. Presta atención a la apariencia nítida y atractiva de tus notas / cartas. Use correctores ortográficos, gramática, corrija su trabajo y valide el “flujo” de su mensaje a su lector.
V. Lista diaria de “tareas pendientes”
a. Mantenga siempre un “recordatorio / lista de tareas” electrónico o escrito. Use una computadora portátil, una grabadora, un organizador electrónico o cualquier otro “sistema de recordatorio” portátil, y revíselo con frecuencia. Esté atento al reloj y al horario de su reunión.
segundo. Borrar todos los artículos cada día. Si se le acaba el tiempo, la energía o la autoridad para lograr sus elementos de acción diariamente, reconozca que la baja prioridad de hoy aumenta su prioridad cada día que la acción no se cumple.
C. Cuando sepa que una responsabilidad programada se está retrasando, notifique a todos los interesados antes de la fecha límite para que todos los interesados o afectados con el retraso puedan hacer planes alternativos según sea necesario.
VI. Revisión de copia (si está involucrado).
a. Otorgue la aprobación de copia / informe / presentación (de Mar-Com, PR, Productos de Medios) su máxima prioridad. El remitente a menudo solicita aprobaciones de varias fuentes simultáneamente, y su retraso retrasará (y posiblemente descarrilará) el cumplimiento oportuno de la copia final, lo que puede respaldar el proceso creativo.
segundo. Si cree que existe un error básico en la copia, o si se omiten los datos necesarios, realice los cambios apropiados de manera legible. Sin embargo, no se designe como redactor publicitario. Tenemos excelentes redactores que requieren datos precisos y orientación sustantiva al comienzo del proyecto, no después de que se haya escrito la copia.
VII. Despeje su “en la cesta” con frecuencia
a. ¡Revise todas las comunicaciones entrantes por escrito y por correo electrónico al menos dos veces al día, o asigne a alguien para que lo haga, independientemente de dónde se encuentre (en la oficina o fuera de la oficina – vacaciones / días de bonificación / días de enfermedad incluidos)!
segundo. Si escribe su respuesta para devolverla al remitente, escriba de manera legible, rápida y concisa. Asegúrese de que su correo electrónico colocará automáticamente sus iniciales / nombre y la fecha de su respuesta en la nota. Devuelva la respuesta con prontitud (dentro de un día hábil). Guarde una copia para usted en archivos electrónicos, si es necesario para un mayor seguimiento. Si la respuesta se puede hacer por teléfono, llame. Si el remitente original no está disponible, deje mensajes de respuesta completos y claros si es posible, incluyendo la hora y la fecha de respuesta, y trate de evitar la necesidad de una “devolución de llamada” solo para recibir su mensaje.
C. Si tiene información que podría ser de interés para otros, envíela de inmediato a ellos con una nota clara de lo que espera (es decir, para su seguimiento; sus pensamientos; ¿está de acuerdo? Etc.).
VIII Precisión de declarar “hechos”.
a. Nunca exagere o subestime lo que sabe que son los “hechos”; – evite poner “su giro” en los hechos hasta que los haya declarado objetivamente.
segundo. Proporcione estimaciones precisas de los plazos de entrega necesarios para realizar las tareas: evite agregar “tiempo de deslave” y “Kentucky Windage” a sus requisitos reales.
C. Si su información / decisión debe recibir la aprobación previa de su “informe directo” o del Comité Ejecutivo, no asuma que su “decisión” será validada o respaldada. No discuta ni distribuya dicha información a menos que tenga la autoridad para hacerlo. Pero, asuma la responsabilidad personal y asuma tanta autoridad como desee.
re. Si se da cuenta de que lo que entendió como “hecho” no es “hecho”, o que los “hechos” han cambiado; notifique con prontitud a todos los que de la manera más remota necesiten saber cuáles son los nuevos “hechos”.
mi. Su comunicación original cambia y, en primer lugar, lleva más tiempo difundir un cambio que divulgar los “hechos”.
F. Recuerde que siempre puede recordar sus declaraciones veraces (sin exageraciones ni exageraciones), mientras que siempre olvidará sus “declaraciones sombreadas de verdad”.
sol. Las “malas noticias” deben abordarse de manera tan rápida y directa como las “buenas noticias”. Los profesionales pueden aceptar malas noticias si se comunican con calma y prontitud, ya que el “receptor” generalmente puede abordar con confianza y objetividad las opciones para mitigar el horror, o para “hacer limonada con limones”.
IX. Comunicaciones descendentes
a. Mantenga reuniones frecuentes (semanales) con su personal e insista en que cuando su gerente realice reuniones grupales, usted esté incluido. Si se pierde una reunión, es su responsabilidad “ponerse al día con las noticias” de inmediato.
segundo. Plantee y comunique todas las inquietudes y progresos sobre su trabajo, sus tareas y su relación con los proyectos, para que usted y sus subordinados, sus pares y sus gerentes comprendan todos los detalles relevantes sobre su actividad.
C. Practique el liderazgo de resolución de problemas en todas las reuniones. Si tiene un “problema sin solución”, desarrolle discusiones sobre las mejores (o menos perjudiciales) opciones. No deje un “problema” sin resolver sin crear un plan de acción para resolverlo.
re. Practique “comunicaciones abiertas” con brevedad y sinceridad, y aliente y espere que sus asociados hagan lo mismo.
mi. No “grite” instrucciones a sus subordinados por pasillos, a través de cubículos o “a través del piso”.
X. Lenguaje corporal
a. Tenga en cuenta cómo su pobre “lenguaje corporal” puede proyectar una actitud negativa, descontento personal hacia los compañeros de trabajo y otras señales de que está “infeliz” o simplemente “no le importa”.
segundo. Su tono y volumen de voz, inflexión y “patrones de habla distintos a los ordinarios” pueden transmitir su actitud “buena o mala” sobre proyectos, compañeros de trabajo, gerentes o situaciones de “estrés”.
C. Practique el adagio Dale Carnegie: “Actúe entusiasta y usted será entusiasta”, de manera regular. No permita que los “malos días”, el cinismo, el antagonismo, la frustración o cualquiera de las emociones personales adversas se conviertan en parte de su personalidad.
re. Trabaja para controlar estos estados de ánimo muy humanos, para que puedas proyectar la mejor imagen posible siempre.
XI Utilización del tiempo para aumentar la productividad
a. Sea sensible a la cantidad de tiempo que consume con sus asociados, ya que tienen varias tareas y cronogramas urgentes.
segundo. Proporcione y reciba instrucciones completas para evitar demoras innecesarias o cumplimiento “fuera del objetivo”.
C. Siempre solicite permiso para iniciar o interrumpir una conversación; no asuma que ambas partes pueden asignar su tiempo y atención al tema cuando usted desea su atención.
re. Respeta la privacidad y el “tiempo de silencio” de los demás.
XII Teléfonos y modales telefónicos
a. Responda todas las llamadas telefónicas antes del tercer timbre. Si está cerca de cualquier teléfono y lo escucha sonar (aparentemente “desatendido”), descuelgue; tome el mensaje, transmítalo a la “parte correcta” e intente ser útil para la persona que llama. Aprenda a “responder” una llamada nocturna o “en el grupo de trabajo” y transferir a una extensión y devolver la llamada a su teléfono.
segundo. Cuando conteste un teléfono, identifíquese primero, luego ofrezca ayuda (con un “tono de voz amigable”), es decir, “Este es Russ Walker, ¿puedo ayudarlo?” O si contesta el teléfono de otro: “Esta es la línea de Warwick Davie, Hablando Russ Walker, ¿puedo ayudarlo?
C. Nunca deje su teléfono desatendido. Reenvíe su línea a otra línea o asegúrese de que vaya al correo de voz y que haya cambiado el mensaje todos los días para que las personas que llaman y el personal sepan “está vivo y el mensaje está actualizado”. Siempre informe al personal de la recepción dónde se encuentra o cómo comunicarse con usted en viajes, citas fuera del sitio o en sitios de espectáculos; competitiva o la nuestra.
re. Nunca muestre frustración personal a la persona que llama, independientemente de por qué está “infeliz” (demasiado trabajo; su asociado no devolvió las llamadas anteriores de la misma persona que llama, etc.). Recuerde, usted es la compañía de todos los contactos “externos”.
mi. Siempre devuelva una llamada telefónica dentro de un día hábil a “personas externas”, incluso cuando esté en una reunión, gruñón, “en el camino”, no tenga las respuestas, etc. Si está jugando “etiqueta telefónica”, avise al solicitante quién es usted, por qué llamó, acción solicitada, fecha y hora.
F. Siempre devuelva una llamada telefónica de un compañero de trabajo como su máxima prioridad. De lo contrario, puede obstaculizar seriamente la capacidad del empleado para cumplir con sus tareas.
XIII Cumplimiento de compromisos: prácticamente a “todos los costos”
a. Los horarios de finalización de tareas y programas, las respuestas de “devolución de llamada”, las garantías verbales y los “plazos” de MarCom y Media Products deben ser parte del “reloj interno” de cada persona, ya que invariablemente alguien o tarea depende de estas “fechas prometidas”.
segundo. Cuando no se puede cumplir una “fecha de promesa”, todas las partes que originalmente fueron informadas deben ser informadas lo antes posible del estado y la “fecha de promesa” revisada, y nunca después de la “fecha de promesa”.
C. La confianza mutua y el respeto por las “fechas de promesa” de otra persona solo se pueden lograr después de una demostración consistente de cumplir con los compromisos. Y cada persona tiene la obligación principal de mantener sus propios compromisos de “fecha de promesa”.
re. Trabajar hacia un principio de “sin sorpresas”.
mi. Tenemos los recursos, el personal y la experiencia para resolver casi cualquier problema.
F. No podemos controlar el “tiempo perdido” o cumplir con nuestros compromisos comerciales cuando dependemos de personas que con frecuencia demuestran que son “poco confiables”.
sol. Usted ha escuchado los comentarios “El espectáculo debe continuar”, “el tren sale a tiempo”, “haga todas las prioridades # 1 primero” y principios similares de programación y controles efectivos.
Parecen imposibles de lograr, ¡pero deben ser intentados y logrados!
He sido privilegiado o, bendecido en mi vida, haber sido aconsejado, guiado y entrenado por algunas de las personas de negocios más inteligentes del mundo. El éxito siempre les pareció “más fácil” y compartieron conmigo sus secretos que, cuando se combinan y sintetizan, se reducen realmente a un dicho que Mark Twain utilizó después de su visita a la joven Sociedad Popular de la Iglesia Presbiteriana Greenpoint en 1901. “Siempre haga lo correcto; Esto complacer a algunas personas y asombrará al resto.”
