He estado trabajando en la gestión financiera y administrativa del Fondo Social Europeo (FSE) durante casi 15 años.
Principalmente en Francia sobre fondos cuya administración fue delegada al gobierno francés respetando lo que la Comisión Europea llama la pista de auditoría para los fondos estructurales. En términos generales, la columna vertebral de la gestión de fondos es la trazabilidad desde su inicio en la Comisión Europea hasta el último beneficiario de la acción. Debe haber una cadena de gestión que demuestre quién hizo qué con quién y cuánto costó con la evidencia sólida de este gasto.
Entonces, para las ONG, y particularmente para las asociaciones sin fines de lucro de acuerdo con la ley francesa de 1901 (Association loi de 1901 – Wikipédia), esta administración de fondos impone muchos problemas.
La mayoría de las asociaciones sin fines de lucro que conozco dependen principalmente de su proyecto social y sus activos son principalmente los empleados y sus voluntarios que trabajan pro bono.
Por lo tanto, los fondos de la UE imponen una pesada carga de gestión de la que carecen estas organizaciones porque la mayoría de sus recursos se dedican a actuar para no administrar fondos.
Por ejemplo, cuando una asociación loi 1901 solicita una financiación en virtud de uno de los programas del FSE, esta organización debe crear sistemas para seguir estrictamente el tiempo dedicado por sus trabajadores y voluntarios. Entonces, la herramienta más común para seguir el tiempo dedicado a un proyecto es identificarlo entre toda la actividad de la asociación (no es tan fácil), luego recopilar el tiempo dedicado a un calendario en una hoja de cálculo de Excel, por ejemplo, pero reunir también todos los pruebas de que el trabajo realmente se hizo: invitaciones a reuniones, hojas de asistencia firmadas (incluso entre compañeros de trabajo), informes, presentaciones de diapositivas de PowerPoint, etc. Y esto es solo para gastos de personal, gastos relacionados con sueldos y salarios.
También debe administrar otros gastos, como la subcontratación, los gastos generales, etc.
Particularmente en Francia, no podemos administrar fondos en un período de tiempo que se superpone a dos años calendario. Si su proyecto para el cual solicita fondos del FSE, por ejemplo, es del 01/01/2015 al 30/09/2016, tendrá que dividir los gastos en dos períodos del 01/01/2015 al 31/12/2015 y el segundo desde 01/01/2016 hasta el final del proyecto! raro no?
Y la molestia más importante y problemática es que desde el día en que gasta su dinero, ¡recibirá su dinero al menos 24 meses después, a veces 36 o más!
Hoy en día, este es un problema real para este tipo de organización: carecen de los medios, el tamaño o las habilidades, y a veces ambos, para administrar dichos fondos, pero las ciudades, regiones u otros organismos elegidos solicitan a estas asociaciones que brinden la atención social para algunas poblaciones que se ocupan de estos fondos.
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