¿Cómo manejas a tus voluntarios? Si los coordina en línea, ¿qué sistema está utilizando?

EL SECRETO NO ESTÁ EN EL SOFTWARE

Independientemente del software que utilice, el secreto no está en el software. El secreto está en la persona que administra el software. Si no sigue los siguientes 3 pasos, es mejor que no tenga software porque perderá a sus voluntarios.

La semana pasada quería ser voluntario y llamé a una organización cinco veces antes de que alguien me volviera a llamar. Entonces no supo lo que se necesitaba. Tenía la esperanza de ser voluntario para un evento durante el fin de semana, pero cuando llegué allí, estaban tan desorganizados que era imposible ser útil, a pesar de que la gente “a cargo” estaba claramente exhausta.

POR FAVOR. Independientemente del software que utilice, primero siga estos 3 pasos:

1. Asignar a una persona para publicar los puestos regularmente. Todos los demás en la organización deben saber dar sus “necesidades” a esa persona .

2. Sea específico sobre el tiempo de inicio y finalización. En este evento durante el fin de semana, a algunos de nosotros nos dijeron que el evento comenzó a las 2 pm. A algunos les dijeron las 3:30. Unas 5 de la tarde.

(A veces no está seguro, pero puede decirlo. Hágales saber a las personas de antemano que pueden necesitar esperar un poco. Siempre y cuando explique por qué, a muchos voluntarios no les importa. Lo que sí les importa es cuándo pierdes su tiempo.)

3. Haga una lista (por adelantado) de lo que debe hacerse. Ponga esa lista a disposición de todos los interesados. Si solo una persona sabe lo que hay que hacer, todos los demás se sienten indefensos.

Mis mejores deseos, Shar McBee
http://www.JoyofLeadership.com

Trabajo en una ONG especializada en voluntariado en el extranjero.

Principalmente, es una comunicación en línea para nosotros.

1. Los candidatos interesados ​​llenan el formulario de voluntariado a través de nuestro sitio web o nos llaman, y les respondemos con información esencial.
2. Los llamamos para obtener más información o el proceso de registro
3. Tercera llamada / correo electrónico para reserva de boletos, visa, documentos, recogida en el aeropuerto, etc.

4. Después de que los voluntarios llegan y se van a su ubicación de destino, utilizamos un intermediario o coordinador de sección para contactar / tratar con los voluntarios. (Principalmente usando teléfono celular, correos electrónicos, fax)

Coordinador de país => Coordinador de sección => Familia anfitriona + Voluntarios + Personal local

5. Generalmente construimos nuestra base de datos en MS Excel, o el Programa de calendario automatizado en línea.
6. El pago u otra transacción, si se requiere, se realiza en línea, a través de CC, Paypal, etc. (rara vez se trata de efectivo)

¿Satisface esto su consulta, hágamelo saber?

Cortesía: http: //www.rcdpinternationalvolu …

Vida pacífica
Una pregunta para usted: ¿Está hablando de voluntarios ocasionales ocasionales como describe Shar McBee? O voluntarios a más largo plazo con un papel crítico para la organización, por ejemplo, una junta directiva, un servicio comunitario, una gran campaña.

En el último caso, lo más importante es seleccionar personas comprometidas con la causa y que puedan ayudar a definir y llevar a cabo su propio trabajo sin requerir una supervisión cercana.

Si tiene personas capaces y comprometidas, entonces la administración se vuelve más fácil, porque son más autogestionadas. Lo que necesita es una forma de coordinar sus acciones, realizar un seguimiento de las decisiones que se toman, quién dijo que harán qué y cuándo, tiempos de interacción y revisión, etc.

A menos que esté hablando de un gran número de personas, este puede ser un sistema informal. Los esfuerzos y organizaciones de voluntariado en los que participo utilizan estas herramientas:
– Programa de objetivos, actividades y compromisos de la hoja de cálculo de Google Docs, donde todos tenemos acceso al documento
– Un calendario compartido que notifica a las personas sobre fechas y eventos.
– Un programador como Meeting Wizard para establecer fechas entre varias personas ocupadas
– Una carpeta compartida de Dropbox para todos los documentos que debemos compartir y tener acceso.
– Una herramienta para compartir pantalla para usar durante las reuniones virtuales. Utilizamos Start Meeting.

Pero para cada proyecto, sin importar cuán comprometidas y capaces sean las personas, debe haber un gerente para asegurarse de que se cumplan todas estas cosas: se establecen objetivos, se determinan los elementos de acción, se asignan responsabilidades, se establecen plazos e hitos, y se deletrean los resultados deseados. fuera, se recuerda a la gente, se coordinan las actividades.

mvh