¿Qué aplicación usan las escuelas, organizaciones, etc. para rastrear y registrar las horas de voluntariado?

En mi experiencia de un voluntario pero nunca un administrador administrativo, sistemas únicos y únicos que tienen muy poca utilidad estadística.

La única excepción a eso es cuando me ofrecí como voluntario para el Museo de Ciencias de Minnesota (SMM), y emitieron tarjetas de identificación con foto de voluntarios que fueron deslizadas para obtener acceso a las áreas “detrás de escena”. Se integró con su sistema de nómina de empleados, pero los voluntarios se clasificaron en su propio departamento. También tenían un sistema de capacitación bien establecido para sus voluntarios; usted elige un área de exhibición para trabajar, y luego recibiría 3-5 noches de capacitación específica del área por un total de ~ 12 horas antes de “trabajar el piso” con los invitados.

Sin embargo, el SMM tiene una gran lista de voluntarios: ¡200 a 400 voluntarios, algunos de los cuales han servido durante 20, 30 años o más! Muchos de sus voluntarios eran profesores retirados de las universidades locales u otras personas que trabajaban en empleos asalariados que les permitían la libertad de hacer servicio comunitario durante 8-12 horas / mes, un grupo de trabajadores altamente conocedores.

Otras organizaciones para las que he sido voluntario, como despensas de alimentos o comedores populares han tenido sistemas mucho menos complejos: por lo general, una hoja de registro, que un miembro del personal remunerado que es el coordinador voluntario más otras tareas laborales luego cuenta para rastrear las horas totales de voluntariado. organización recibida.

No puedo hablar por los sistemas escolares; Me imagino que varía según lo que dicta el distrito escolar como su política.

La mayoría de las escuelas con las que he trabajado dependen del papel y el lápiz con algunas combinaciones de hojas de cálculo. El trabajo es tan oneroso que terminan desechando todo junto, sin dejar responsabilidad. También he visto a los padres crear aplicaciones de seguimiento de tiempo personalizadas.

Las escuelas inteligentes allí afuera terminan buscando alguna solución tecnológica. Hay algunas “clases” de software voluntario que puedes buscar en Google:

  • Sistemas voluntarios de seguimiento del tiempo: estas aplicaciones solo realizan un seguimiento del tiempo y realmente han resuelto los detalles y los flujos de trabajo detrás del seguimiento del tiempo. Track it Forward (mi compañía) es uno de los que hacen eso. La desventaja es que su organización podría necesitar más herramientas como las siguientes:
  • Sistemas de gestión de voluntarios : estas aplicaciones hacen la programación, gestión, comunicación, seguimiento del tiempo, etc. La desventaja es que debido a que están haciendo tantas cosas, su sistema de seguimiento del tiempo probablemente no sea el más robusto.
  • CRM sin fines de lucro : los CRM generalmente se centran en la recaudación de fondos y los donantes. Y a veces pueden tratar de obtener datos de voluntarios o construir una interfaz básica, pero realmente no dedican tiempo a rastrear la justicia.
  • Hojas de registro: estas son probablemente las herramientas más accesibles. Sin embargo, sus sistemas de seguimiento del tiempo suelen ser muy rudimentarios y vinculados a un evento en particular, sin embargo, como sabemos, la mayoría de las personas también realizan un seguimiento del tiempo fuera de los grandes eventos organizados.

El factor de éxito más grande de ejecutar un sistema voluntario de seguimiento del tiempo es encontrar uno en el que sus voluntarios realmente lo usen y la administración también lo utilizará.

Hay muchas aplicaciones que se pueden usar para registrar las horas de voluntariado y una de ellas es TimeCamp. Es un software de seguimiento del tiempo que sigue cada actividad y puede ser realmente útil gracias a sus variadas opciones. No solo rastrea la actividad sino que también mantiene todos los registros . Y las tareas y proyectos se pueden separar en diferentes categorías, por personas, horas, etc.

Es una gran solución si necesita hacer un seguimiento de las actividades de los estudiantes y asegurarse de que los registros estén siempre en un solo lugar.

Sigue este enlace para más información.

Una gran mayoría utiliza el sistema de honor, donde el voluntario envía correos electrónicos / notifica a los administradores apropiados del lugar de trabajo de la actividad. El siguiente es el sistema de hoja de cálculo Excel (o similar) siempre presente, nunca lo suficientemente robusto. Finalmente, hay algunos programas informáticos robustos, como CyberGrants, que se pueden usar.

En cada caso, generalmente hay un proceso de “confiar pero verificar” en el que el voluntario envía documentación a la ONG, que luego firma la actividad y luego envía la documentación a los administradores del lugar de trabajo adecuados para rastrear y registrar la actividad.

El método más simple para su situación suele ser el mejor. Y, a menos que haya un programa de “dólares para los hacedores”, un sistema de seguimiento costoso probablemente no tenga sentido. Un sistema de honor, junto con un proceso de “confiar pero verificar”, es económico, fácil y probablemente tenga el mismo nivel de abuso que cualquier otro proceso.

Gracias Aalok Patel por A2A.

Mi escuela secundaria tiene un Programa de Diploma de Bachillerato Internacional en el que necesitamos este tipo de herramientas. Nosotros los estudiantes también los usamos también. No es básicamente una aplicación (o incluso una aplicación web). Es un sitio web llamado ManageBac en el que puede iniciar sesión las respuestas de acuerdo con la habilidad, etc. exactamente cómo los niños de los estudiantes de Quora User inician sus horas. Este sitio podría funcionar bien para el nivel profesional de voluntariado (para algo como las ONG), pero simplemente no funciona bien en nuestra escuela.

Espero que hayas recibido ayuda 🙂

Las organizaciones en las que me he ofrecido como voluntario no realizan un seguimiento de las horas o realizan un seguimiento bastante básico y de baja tecnología. Uno usa un informe mensual, disponible tanto como un formulario web y una hoja de papel. El otro usa un portapapeles y una hoja de papel impresa con una tabla simple para escribir en nombre, actividad y tiempo de entrada / salida.

Estoy bastante seguro de que ambos rastrean las horas de voluntariado en conjunto para fines internos y de informes. También estoy bastante seguro de que nadie en ninguna de las organizaciones se está preocupando de si un voluntario realmente se quedó durante dos horas o se fue después de una hora y cincuenta minutos.

En cualquier caso, es importante no hacer que la presentación de informes sea tan gravosa como para que lleve gran parte del tiempo de alguien o empiece a sentirse como un trabajo.

Nuestros niños de secundaria que realizan el IB (Bachillerato Internacional) utilizan un sitio web llamado Managebac que funciona bien. Cuando me ofrecí para la Cruz Roja Australiana, no registramos ninguna hora.

PTM360 es una de las mejores aplicaciones de administración escolar que ayuda a la administración a sistematizar, centralizar y administrar múltiples hechos de la escuela. Ayuda a rastrear todas sus actividades relacionadas con la escuela, como Administración y Contabilidad desde su teléfono inteligente. Echa un vistazo aquí para más información: PTM360

Algunos lugares tienen una hoja de registro de voluntarios para cada voluntario o para cada fecha. Las personas que usan las hojas de registro mensuales deberían hacer que el voluntario se registre con su nombre, fecha, hora de entrada y salida. Algunos lugares cambian las sábanas cada mes para que puedan seguir fácilmente las horas de voluntariado. También tendrían un espacio para su voluntariado, como biblioteca, cafetería, oficina, etc.

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