Las hojas de cálculo de Excel y los documentos de Word son herramientas muy efectivas para lo que hacen, son excelentes para almacenar datos, pero no son muy dinámicos, y visualmente pueden ser bastante pobres. También son de naturaleza lineal, y no son efectivos para facilitar una visión de la imagen más grande y la dirección general de su organización sin leer páginas y páginas, o a través de interminables filas y columnas de datos.
Antes de elegir una plataforma o programa con el que hacer esto, los principios básicos deben establecerse, es decir, los objetivos de su organización ya deben estar acordados. Supongo que ya tiene sus declaraciones de misión / visión en su lugar también. Esos deberían ser los que guíen sus decisiones en cuanto a qué conocimiento y objetivos son importantes para salvaguardar y aspirar.
En cuanto a una plataforma o programa en el que mantener el conocimiento y los objetivos de una manera significativa, la mayoría de los humanos parecen gravitar naturalmente hacia las imágenes. Como dicen, una imagen vale más que mil palabras. Si esto le parece interesante, le recomendaría que pruebe un programa de mapeo mental. Aquí está la wiki sobre qué es un mapa mental en caso de que no esté familiarizado. Una vez que leas eso, te recomendaría investigar un poco sobre los programas de mapeo mental. Simplemente busque en Google el término “mapas mentales” o “software de mapas mentales”.
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Sabes cómo cuando tienes una reunión de equipo, y alguien toma notas en una pizarra, y hay círculos alrededor de ideas y se dibujan líneas a otros círculos (o ideas), y se hacen un montón de conexiones, dando a todos una especie de ¿Gráfico o visual del panorama general a mano, a menudo con notas adhesivas pegadas en toda la pizarra? Un mapa mental es lo mismo, solo que no lo pierdes todo cuando alguien va a borrar el tablero. Se guarda para usted en un documento digital que puede guardar, compartir, editar, editar con otros, dejar que otros contribuyan, y al que puede agregar más y más información con el tiempo. Entonces, en cierto sentido, es un documento vivo que permite una visión general.
Desde el nodo central o tema, puede ramificarse casi sin límites en términos de patas o ramas, o nodos de idea fuera del centro, y esto puede repetirse una y otra vez desde cada nodo, hasta el infinito (casi). Los programas de software de mapas mentales más avanzados le permitirán adjuntar documentos (word, excel, pdf, fotos, hipervínculos, etc.) a cualquier nodo particular que desee en su mapa mental. También puede explotar o implosionar (acercar o alejar) vistas de su mapa, enviar su mapa o enlaces de correo electrónico a su mapa, a cualquier persona que desee. Los programas de mapas mentales a nivel empresarial más avanzados permitirán que varias personas editen en tiempo real. Como todo, los programas más potentes costarán más dinero. Existen programas gratuitos bastante decentes, hay muy buenos programas que no cuestan mucho, luego están los programas emblemáticos de primera línea como MindManager, de Mindjet Corp (San Francisco), con versiones para PC y Mac.
En su caso, el nodo central podría ser el nombre de su organización. Luego, desde ese nodo central, puede ramificarse como desee en términos de jerarquía. Simplemente puede ir directamente a las personas como nodos fuera del tema central, e incluso hacer un hipervínculo a, por ejemplo, sus perfiles de LinkedIn o sus propios sitios web o, el cielo es el límite realmente.
También te sugiero que busques en Google imágenes de mapas mentales, para obtener ideas de cómo se verían muchos estilos diferentes, porque hay una gran cantidad de enfoques a seguir. Mindjet.com ofrece muchos recursos gratuitos, como una biblioteca de mapas mentales, libros blancos y demás. Aunque estoy seguro de que hay otros recursos similares en línea, simplemente no estoy familiarizado con ellos.
Mindmapping es una alternativa maravillosa al típico software de gestión de proyectos e incluso a Powerpoint para presentaciones (MindManager también tiene un modo de presentación). Los mapas mentales pueden ser algo en lo que finalmente se decida en contra de este proyecto, pero le recomiendo que al menos lo eche un vistazo. Y quién sabe, podría convertirse en un converso completo, discípulo y evangelista de mapas mentales.
