Una de las principales diferencias es el uso de la competencia ordenado por el Congreso en la adquisición de contratos federales. Lo que esto significa es que, en casi todos los casos, el Gobierno compite su trabajo mediante la solicitud de propuestas.
La otra diferencia es que, en su mayor parte, las reglas para solicitar y evaluar propuestas se hacen públicas. La adjudicación de los contratos federales de los Estados Unidos se rige por un amplio conjunto de regulaciones llamadas Regulaciones Federales de Adquisición (FAR). En general, FAR define la forma y el formato de los documentos que emite el Gobierno Federal para solicitar de manera competitiva los servicios y / o productos que desea comprar. Los gobiernos estatales y locales tienen reglas y regulaciones similares. Los documentos de solicitud a menudo se denominan Solicitud de propuesta (RFP) y generalmente requieren una respuesta en 30 a 45 días a partir de la fecha de su lanzamiento oficial.
Independientemente del tamaño relativo y la complejidad de los documentos de RFP (que normalmente se correlaciona con el tamaño y la complejidad de los servicios y / o productos que se están adquiriendo), el cumplimiento estricto de las instrucciones de RFP para los oferentes es clave para preparar una propuesta ganadora. Desafortunadamente, simplemente seguir las instrucciones de RFP no es suficiente para ganar contra competidores bien informados. Seguir las instrucciones (referidas como cumplimiento) es solo un elemento de una propuesta ganadora: el Gobierno también evalúa la adecuación de la respuesta. Recuerde que los evaluadores no leen las propuestas, sino que las PUNTUAN.
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La complejidad de las grandes adquisiciones federales, estatales o municipales, junto con las grandes sumas de dinero en juego, dictan que se utilice un enfoque metódico y disciplinado para el desarrollo de propuestas para aumentar la tasa de ganancias de una empresa. El enfoque sistemático que aplicamos ha demostrado consistentemente la capacidad de aumentar la tasa de ganancia de propuestas de una empresa de un promedio típico de la industria del 20% a más del 70%.
Aplicamos un enfoque de sistemas para desarrollar propuestas ganadoras y proyectar todo el proceso para garantizar el cumplimiento disciplinado de todas las tareas, a tiempo y dentro del presupuesto. Se aprovechan tres roles de administración: el Administrador de captura, el Administrador de propuestas y el Administrador de revisión. En los términos más simples, la función de administración de captura posee la solución. La función de gestión de propuestas posee la colección de sistemas y procesos de proyectos aplicados para articular la solución en una propuesta ganadora, con puntaje y que cumpla con los requisitos. La función de gestión de revisión proporciona una auditoría independiente de ciertos elementos de la propuesta y sirve como presidente de los equipos internos de revisión de la propuesta.
En nuestro enfoque, dedicamos al menos el 10% del cronograma de desarrollo de la propuesta por adelantado al análisis de requisitos de RFP y la planificación del proyecto. Analizamos y asignamos todos los requisitos de RFP a un esquema de cumplimiento exactamente alineado con las instrucciones de RFP. Llevamos a cabo una sesión de estrategia grupal intensiva de 2 a 3 días para desarrollar las principales herramientas de desarrollo de propuestas necesarias para escribir una propuesta grande, compleja y de varios volúmenes. Empleamos equipos integrados de productos (IPT) con membresía nombrada, entregables definidos e hitos claros para desarrollar e integrar completamente los principales elementos de la solución. Los IPT generalmente se forman para abordar los conceptos de operaciones; estructura organizativa; dotación de personal y personal clave; sistemas principales; Actuaciones pasadas; arranque / transición; y precios.
Obviamente, el trabajo de cada IPT debe integrarse y sincronizarse entre sí. En consecuencia, empleamos un enfoque de gestión de configuración y control de calidad que permite a todos y cada uno de los miembros de IPT revisar y aprovechar el trabajo de todos los demás IPT. Las revisiones por pares y un “muro viviente” (ya sea físico, electrónico o ambos) aseguran la vigencia diaria entre los redactores de propuestas y los líderes de IPT. Se lleva a cabo una serie de revisiones internas de la propuesta durante el proceso de desarrollo de la propuesta para guiar, dirigir y corregir el equipo de la propuesta.
Nuestro proceso de revisión estructurada generalmente incluye una auditoría independiente del esquema de cumplimiento, una oportunidad de corrección temprana del curso a través de una revisión del guión gráfico, que aborda los principales elementos gráficos y los conceptos de diseño del documento; una revisión de mitad de curso del “equipo rosa”; una crítica crítica de “equipo rojo” de preproducción; y una revisión de la alta gerencia y la aprobación del precio final a través de una revisión del “equipo de oro”. Las hojas de verificación de revisión y los formularios de calificación brindan un enfoque disciplinado para simular revisiones similares a las de los evaluadores gubernamentales. Esto ayuda a garantizar la propuesta de mayor calidad posible.
Puede obtener más información sobre nuestros servicios de desarrollo de negocios federales, estatales y municipales, incluida la gestión de captura, propuesta y revisión en http://www.theproposalcenter.com.
