¿Qué herramientas tecnológicas y software deberían usar las organizaciones sin fines de lucro? Organizaciones no gubernamentales

No soy un gran admirador de preguntas como esta, ya que realmente hay muchas variables a considerar. Dicho esto, si hago los siguientes supuestos:

La nueva organización sin fines de lucro tiene de 1 a 3 miembros del personal, pagados o no; 3-5 miembros de la junta con obligaciones fiduciarias; sirve a una región dedicada (barrio, ciudad, condado, estado); requiere difusión de información; y proporciona algún tipo de servicio directo: eventos, educación, comidas, actividades, etc. entonces declararía que querrían considerar lo siguiente:

Computadora Macintosh
Si sus máquinas han sido donadas, necesita barato, o le encanta Linux, entonces comienza donde comienza. Pero si tiene la oportunidad de considerar lo que va a usar y por qué, pondría las computadoras de Apple al frente del 70% al 85% del tiempo.

¿Por qué? Son flexibles: puede ejecutar MacOS, Unix y Windows en la misma máquina con una variedad de opciones de configuración. Por lo general, requieren menos reparaciones y, con una buena rutina de mantenimiento, puede enfocar los gastos tecnológicos de su organización en usar la tecnología de manera más inteligente, en lugar de intentar que funcione, y con pocas excepciones, los problemas de compatibilidad son mínimos. Dicho esto, hay algunos trabajos o rutinas donde una máquina basada en Windows es una prioridad. Así que toma uno si lo necesitas.

Aplicaciones básicas de oficina
En el pasado, esto habría significado inmediatamente Microsoft Office (Microsoft Word, Excel y Powerpoint) o Corel Office (WordPerfect, etc.). Pero ese tiempo ha pasado, como una nueva puesta en marcha, la capacidad de colaborar en documentos, compartir documentos y acceder a documentos desde cualquier lugar, es tan importante como su capacidad para escribir con claridad y editar bien. Busque herramientas en línea como: Google Docs / Drive, Office 365 u Zoho Office. Se pueden usar junto con otras herramientas, así como en reemplazo de otras herramientas. Recién está comenzando, no se quede atado con licencias costosas y procesos de colaboración e intercambio inflexibles. Tampoco querrás comenzar asumiendo que todas las personas con las que trabajas tendrán el mismo software que tú.

Personalmente, uso Google Drive / Google Docs en combinación con iWorks de Apple (Páginas, Números y Keynote) para crear la mayoría de mis documentos que no están basados en la web o que necesitan más que un editor de texto.

Editor de texto
Los editores de texto son increíbles. La mayoría de la gente debería tener uno. Tengo múltiples, pero mi favorito es BBEdit. Lo uso para notas, ideas, codificación y más. Dicho esto, es un poco poderoso y no es necesario para una organización sin fines de lucro promedio. Entonces, algo como TextWrangler, que creo que todavía es gratuito, es una buena herramienta para tener en su máquina, incluso si no la usa regularmente. ¡No! Su procesador de textos NO ES un editor de texto en este sentido.

Cliente de correo electronico
Seamos realistas, en este momento se realiza una gran cantidad de trabajo en su cliente de correo electrónico, por lo que es esencial tener uno que funcione bien para usted. Sin embargo, la mayoría de la gente simplemente trabaja con lo que se les entrega. Vale la pena el esfuerzo de al menos pensar brevemente en qué cliente de correo electrónico le servirá bien, independientemente de si se trata de una aplicación de escritorio o de un navegador.

Yo uso Gmail En verdad, uso Gmail, no solo como un servicio de correo electrónico, sino también como mi cliente principal de correo electrónico. Pero utilizo Gmail para mi cliente de correo electrónico principal, no por su interfaz (que a veces puede faltar), sino por las cosas que puedo agregarle, como Streak CRM: https://www.streak.com.

Dicho esto, si no eres fanático de Outlook o Apple Mail, echa un vistazo a estos increíbles clientes de correo electrónico: correo aéreo (si te gusta minimalista, pero con todas las funciones); Postbox (repleto de funciones); y / o tinta

Contactos y calendario
Estoy contento con los contactos y el calendario integrados de Apple (anteriormente conocidos como AddressBook e iCal. También soy fanático de Fantastical. Ambas aplicaciones son bastante fáciles de usar, como aplicaciones de inicio, pero pueden proporcionar un crecimiento significativo, ya que cambio de habilidades y necesidades. Uso Calendar para escritorio y calendarios basados en la nube, conectándome con Google Calendars, Zoho Calendars, Facebook, Asana y Streak. También me gustan los complementos de calendario y libreta de direcciones. Utilizo Blotter para superponer mi semanal calendario en la imagen de mi escritorio y BuddyPop, así que no necesito abrir Contactos para buscar un nombre o una dirección. Dicho esto, hay un montón de excelentes aplicaciones de calendario y contactos, dependiendo de su necesidad y presupuesto. Tómese un momento para pensar en lo que necesita.

Base de datos
Utilizo muchas bases de datos, pero la mayoría de las personas tienen poca necesidad de ellas, además de como sistemas o aplicaciones que ya se han creado para ti en ellas. Por ejemplo, varios sitios web ofrecen servicios que tradicionalmente habrían sido el dominio de las bases de datos de escritorio: gestión de donantes, gestión de voluntarios, suscripciones de correo electrónico y comunicaciones, gestión de eventos, etc., etc. Si necesita una base de datos de escritorio, entonces recomiendo FileMaker: es flexible, multiplataforma, extensible, escalable, bastante fácil de usar, como principiante de bases de datos y lo suficientemente potente como para desarrolladores de bases de datos. Pero lo más probable es que no necesites uno; y Dios no lo quiera, si lo hace, no solo comience con Microsoft Access, porque está ahí.

Aplicaciones graficas
Me voy a desviar de un terreno común aquí. Del 80% al 90% del tiempo que necesita su aplicación gráfica NO necesita Adobe Photoshop ni Adobe Illustrator. Y a menos que obtenga un paquete a través de TechSoup, que los hará más asequibles, eche un vistazo a otras aplicaciones gráficas. Pixelmator o Acorn si necesita un editor de gráficos. Si necesita hacer diseños basados en vectores, eche un vistazo a Sketch, antes de desembolsar mucho dinero en Illustrator. Estas herramientas son notablemente más baratas, bastante poderosas y probablemente satisfarán la mayoría de sus necesidades.

Formato de documento portátil (PDF)
Si está en una máquina basada en MacOS, utilice Vista previa. La vista previa es GRATUITA y viene instalada en cada Mac. Es una aplicación de navaja suiza. Puede usarlo para leer, revisar, completar y editar documentos y formularios PDF. También puede usarlo para convertir formatos de documentos, por ejemplo, de un PDF a un GIF o de PNG a un PDF. Puede realizar anotaciones, realizar pequeñas correcciones de imagen y color, y mucho más. Apple ya lo hace para que pueda convertir cualquier documento que pueda imprimir, en un archivo PDF, y Vista previa le brinda la potencia adicional para leer y manipular ese archivo.

Navegador web
Safari de Apple o Google Chrome. De hecho, mantén ambos en tu máquina. Prefiero Safari (pero mis requisitos son más específicos que la mayoría). La mayoría de las personas adoran Chrome y es un gran navegador moderno.

Sistema de gestión de contenidos (CMS)
Cada nueva organización sin fines de lucro necesita un sitio web. Independientemente de si se trata de un sitio web de cartera (que rara vez cambia) o un sitio de vida-respiración que utiliza para comunicarse con otros. Un buen sistema de gestión de contenido le permitirá concentrarse en el contenido y la comunicación y no en la codificación (lo que probablemente no sepa). Hay muchos CMS desde WordPress, Joomla y Drupal en el espacio de código abierto, hasta favoritos personales como ExpressionEngine y Craft. Hay excelentes opciones.

Algunas consideraciones Si tiene un sitio pequeño y un personal no técnico pequeño, busque un servicio alojado, como WordPress.com o DrupalGardens. Ambas herramientas requieren protocolos de seguridad vigilantes, y su host se encargará de las actualizaciones y parches de seguridad por usted. El contenido seguirá siendo su responsabilidad.

Herramientas que me gustan, pero su uso puede variar
Yo uso mucho software y herramientas. Así que trato de mantener las cosas que una nueva organización sin fines de lucro puede usar, en lugar de las que pueden contratar a alguien como yo para que use en su nombre. Estoy evitando las herramientas muy geek, tanto como sea posible, pero algunas pueden dormir, según mi opinión de geeky versus la tuya:

MailChimp – Sistema de gestión de correo electrónico para boletines y comunicaciones regulares con suscriptores de listas de correo. Es impresionante.
Mandrill – Servicio de correo electrónico de transacciones (algo geek), pero es bueno saber si su sitio web acepta cuentas de miembros / usuarios, pedidos, donaciones, etc. El Rocket Science Group está implementando esto en MailChimp, pero sigue siendo su propia porción de correo administración: envíe por correo su sitio web automáticamente.
DonorTools : herramienta de administración de donantes agradable, simple y sólida, que está en línea y no le cobra por usuario. Integra will con MailChimp, y es ideal para una organización sin fines de lucro en crecimiento.
Little Green Light : desea más que DonorTools, eche un vistazo a LGL.
Xero o QuickBooks : sus necesidades básicas de contabilidad. QuickBooks es una especie de estándar y ofrece software de escritorio y en línea. Xero es el recién llegado hermoso y asequible que no cobra por usuario.
StreakCRM : me gusta tener mi CRM dentro de mi cliente de correo electrónico, donde lo necesito con frecuencia. Es un pequeño insecto útil que me mantiene usando el cliente web de Gmail sobre otras aplicaciones de correo electrónico.
Asana o Trello : probablemente use Asana más que Trello, pero dependiendo de cómo le guste visualizar la gestión de su proyecto, ambas son buenas herramientas. Además, para mí, puedo usar IFTTT, Zapier y #Slack (todos geek) para pasar datos de Streak a Asana u otras herramientas.
Facebook, Twitter, Instagram, LinkedIn : utilizo los clientes originales normalmente. Usaré Buffer para programar en múltiples sitios, y Edgar para una base de datos de contenido reutilizable.
Backblaze o Crashplan : porque sus datos son más importantes de lo que cree.

Las herramientas que necesita realmente dependen de lo que está tratando de hacer. Para varios de nuestros clientes, los configuramos con paquetes de aplicaciones básicas, orientados a lo que necesitan para cumplir su misión. Esto puede ser procesador de textos, hoja de cálculo, cliente de correo electrónico, calendario y administrador de contactos. Entonces podríamos crear dos o tres paquetes alternativos para manejar cosas como: gráficos y diseño; donantes y financiadores; educación; o voluntarios, etc.

Los paquetes son solo listas de software potenciales, que satisfarán sus necesidades y generalmente funcionan bien con cualquier paquete básico con el que comiencen. Si su paquete básico es Microsoft Office Desktop u Office 365, el software en los paquetes secundarios puede cambiar un poco o mucho en comparación con Google Docs / Drive.

Personalmente estoy predispuesto a interfaces limpias, fácil exportación y reutilización de datos, copias de seguridad automáticas de datos, procesos enfocados, integración entre aplicaciones y automatización. Me gusta la luz, poco, asequible y flexible. Basado en la nube cuando tiene sentido. Así que por favor lea mi lista con esos prejuicios en mente. Como no tengo una misión específica en la que centrar un conjunto de herramientas, mis prejuicios personales se pondrán en primer plano.