¿Cómo trabajan las organizaciones sin fines de lucro con escritores de contenido subcontratados?

Esta es una gran pregunta para una organización sin fines de lucro cuando decida externalizar el desarrollo de contenido. Una organización puede decidir seguir este enfoque por varias razones. Es posible que su personal no tenga el tiempo o el deseo de asumirlo, o que hayan visto resultados débiles a través de sus propios esfuerzos y crean que un profesional externo podría ser más efectivo.

La mayoría de las organizaciones sin fines de lucro buscan ayuda con publicaciones en curso, como boletines, contenido del sitio web, llamamientos de donantes mensuales o ad hoc o creando campañas completas de recaudación de fondos. Los escritores de contenido, los creadores de contenido o los redactores pueden ser aprovechados para entregar todos estos tipos de comunicación y más. Vienen en todas las formas y tamaños también. Hay escritores y agencias independientes, aquellos que sirven a muchos tipos de clientes y otros que se centran únicamente en organizaciones sin fines de lucro y recaudación de fondos. Las agencias y empresas pueden ofrecer un conjunto de servicios además de redacción de textos publicitarios, como diseño impreso y web, producción de videos y otros medios digitales, relaciones públicas y comunicación, correo directo y marketing o todo el espectro. Los proveedores individuales pueden centrarse en uno o más de estos, pero también pueden colaborar con una red de otros proveedores de servicios profesionales individuales. Hay ventajas y desventajas al trabajar con ambos. Para la mayoría de las organizaciones sin fines de lucro, un modelo de participación externa se determina mediante una combinación de necesidades actuales y futuras y los fondos disponibles.

Una organización sin fines de lucro debe comprometerse con un redactor de contenido subcontratado como lo haría con cualquier otro proveedor de servicios profesionales: abogado, contador público, empresa de administración de propiedades, etc. Esto puede parecer obvio para muchos, sin embargo, los compromisos profesionales son un obstáculo común para muchas organizaciones sin fines de lucro pequeñas y Los profesionales que se comprometen a cambio.

Con demasiada frecuencia, las organizaciones sin fines de lucro y los proveedores de servicios se unen a través de una relación mutua existente. Así es como he visto que esto se desarrolla una y otra vez:

Dirijo una despensa de alimentos y necesito un sitio web. El yerno de mi miembro de la junta es un diseñador web que realiza algunos trabajos independientes. Su suegro le envía mi camino para ayudar. El yerno siente la presión de trabajar barato o gratis, así que tomo la referencia sin la debida diligencia. WHAM! Seis meses después, mi sitio web nunca completado se ha bloqueado, no recibo ningún correo electrónico o mi personal y mi hijo no responderán mis llamadas. Me veo obligado a llamar a mi miembro de la junta que llama a su hija que le grita a su esposo por ser un cobarde y avergonzar a su padre. Yadda yadda yadda, el sitio vuelve a funcionar pero la relación de trabajo se ha esfumado. Ahora se han perdido seis meses y tengo que empezar de nuevo buscando un diseñador web.

¿Te parece una experiencia familiar? He estado en ambos lados de ese escenario y he estado detrás del yerno figurado innumerables veces para limpiar su desorden. Las referencias pueden ser excelentes, siempre que haga el trabajo por adelantado y examine al proveedor de servicios. Guardaré proveedores de abastecimiento para otro momento.

A los fines de esta respuesta, supongamos que usted es el líder de una organización sin fines de lucro y ha decidido buscar asistencia externa para la creación continua de contenido escrito para ser utilizado en boletines, en un sitio web y en apelaciones de correo electrónico / correo directo. Cada uno de estos formatos de comunicación podría usarse por separado o agruparse como una campaña de recaudación de fondos. Supongamos también que su organización sin fines de lucro no busca asistencia con la estrategia o la planificación del desarrollo. Tiene una lista reducida de escritores de contenido individuales y agencias basadas en referencias y su propia investigación con ejemplos de su trabajo.

A continuación hay cinco áreas clave en las que puede concentrarse para crear un modelo de participación ideal para trabajar con un escritor de contenido externo. Use las preguntas en cada área durante sus entrevistas para ver cómo los proveedores se alinean e influyen en su plan.

Conocimiento
¿Qué sabe usted acerca de nuestra organización?
Esta es una pregunta general para todo tipo de entrevistas, pero para organizaciones sin fines de lucro lo ayudará a evaluar su comprensión de su misión. Cuanto más sepan por qué y cómo operas, mejor escribirán con aquellos a quienes sirves en mente. Es posible que hayan compartido creencias o experiencias personales relacionadas con su área de servicio a partir de las cuales escribir cuando escribe, pero no está buscando subcontratar solo a personas que creen de la misma manera que usted. Hacerlo eliminará inmediatamente a los profesionales talentosos de la carrera. Es de gran valor contratar personas que entiendan su punto de vista, pero asegúrese de que también se sientan cómodos desafiándole. Los buenos escritores son pensadores críticos. Y quieres un escritor, no un escriba.

Experiencia
¿Has escrito contenido para organizaciones sin fines de lucro antes? Si es así, ¿para quién y para qué?
Debe revisar su cartera buscando ejemplos específicos del tipo de contenido que está contratando para que escriban para usted. Escribir con éxito para una organización sin fines de lucro requiere que el escritor transmita la misión y la necesidad de tal manera que el lector se mueva a la acción o se reafirme en su decisión previa de apoyar su trabajo. Un mensaje que mueve a una persona a dar libremente su dinero, tiempo o apoyo sincero tiene que ir más allá de un folleto para un spa. Un redactor ideal para su organización es aquel que tiene experiencia escribiendo con clientes con fines de lucro y sin fines de lucro. Busque ejemplos en su cartera que sean similares a lo que imagina para su organización, así como trabajos que demuestren la capacidad de satisfacer las demandas competitivas de los clientes comerciales. Le advierto que busque en otro lado si necesita escribir una apelación y el solicitante no tiene experiencia en esta área; a menos que su organización tenga los recursos y la habilidad para colaborar con las apelaciones.

Resultados
¿Qué resultados han experimentado sus clientes sin fines de lucro basados ​​en su trabajo?
El trabajo consiste en escribir una copia general para los boletines, el sitio web y las apelaciones por correo electrónico / correo directo. Para comunicaciones que contienen un Ask, que podría ser donación de dinero, bienes o tiempo; asistencia a un evento; una solicitud de una llamada telefónica o una carta a un funcionario electo o para voluntarios; determine cuál fue cada uno y revise los resultados con ellos:

  • ¿Cuál fue la pregunta total?
  • ¿Qué tan grande era la audiencia?
  • ¿Cuáles fueron las tasas de respuesta?
  • ¿Qué fondos fueron recaudados / donaciones otorgadas?
  • Monto promedio de donación
  • Retención de donantes

Algunas de esas viñetas son preguntas límite de consultoría para recaudar fondos, pero si su entrevistado puede hablar de los resultados de su trabajo a ese nivel, está hablando con alguien que toma su trabajo muy en serio. Esperaría ver a una agencia venir a la mesa con esta información.

Para determinar su éxito con comunicaciones no solícitas, primero mire su trabajo digital. Para los boletines electrónicos, mire las tasas de apertura, las tasas de clics (CTR) y las bajas, asegúrese de solicitar datos históricos para poder medir las tendencias. Es posible que hayan escrito artículos o publicaciones en blogs que permitieron comentarios de los lectores. Si es así, ¿qué tan receptivos fueron los lectores?

También puede preguntar sobre los resultados generales que han visto sus clientes simplemente haciendo que alguien cree contenido continuo para su organización. Recuerda, eso es lo que buscas. ¿Cuales son tus expectativas? ¿Ha podido el escritor crearlos para otras organizaciones sin fines de lucro?

Proceso
¿Cómo trabajas con los clientes? ¿Qué funciona mejor en tu proceso?
Primero y más crítico, el Cómo y Quién . Debe comprender que la calidad y la relevancia del trabajo que recibe de un escritor de contenido profesional depende de su capacidad para tener acceso a su información. Esto podría significar que usted, su personal, sus clientes, voluntarios, miembros de la junta, archivos, registros, etc. Hagan de su organización un libro abierto de fácil acceso y un buen escritor de contenido pueda escribir volúmenes. Necesitan comprender la importancia de eso también. No importa qué tan bien se escriba una pieza cuando sea inexacta o irrelevante. Entonces, ¿qué tipo de acceso necesitan? ¿Vendrán en el sitio? Entrevistas telefónicas? ¿A quién están pidiendo conocer?

Debe proporcionar a su redactor de contenido o agencia un único punto de contacto para administrar y respaldar su trabajo. Esto no les prohíbe comunicarse con otros, pero permite la supervisión y la eliminación rápida de impedimentos. Este gerente podría ser usted, el jefe de desarrollo, alguien en la administración o incluso un miembro de la junta (cuidado con eso) siempre que estén disponibles y capacitados para tomar medidas. Haga que el profesional independiente Cc sea su gerente en todas las conversaciones y manténgala al tanto de su actividad continua.

No permita que su escritor de contenido externo opere en un silo. El contenido debe enviarse para su revisión y aprobación antes de su envío, y es una buena práctica dejar que varias personas lo vean antes de que salga por la puerta. Determine un proceso consistente para esto que incluya a la escritora de contenido, su gerente y las partes interesadas clave. No te atasques en el proceso, sé eficiente al respecto. Cualquier cambio que realice debe compartirse con el escritor de contenido para que pueda aprender y adaptarse.

En segundo lugar, sé específico sobre el Qué . Ya hemos determinado que nuestro escritor producirá contenido para boletines informativos, sitio web y correo electrónico / correo directo. ¿Cuáles son sus requisitos detallados para cada uno de esos tipos de comunicación? Piense en temas, tono, duración, audiencia y el objetivo de cada comunicación. ¿Tiene el solicitante sugerencias para mejorar sus ideas?

Finalmente, determine el Cuándo . Para ser eficaz, su organización DEBE tener un calendario de comunicaciones, y debe ser visible y consultado por todos. Sin un calendario de comunicación, lo olvidará y luego se saltará las comunicaciones en curso, como los boletines mensuales o trimestrales, las vacaciones se saltarán de la nada y perderá oportunidades de donaciones estacionales, el contenido del sitio web envejecerá y acumulará polvo. Cuando finalmente recuerdes sacar algo por la puerta, otro departamento tendrá el mismo pensamiento y terminarás enviando un doble correo electrónico a tu base de donantes con mensajes contradictorios dentro de una semana. El calendario de comunicaciones de su organización es la mejor manera de administrar con éxito sus mensajes y su profesional independiente mientras brinda visibilidad total a su personal y a su junta directiva. Podría escribir una publicación completa sobre calendarios de comunicaciones para organizaciones sin fines de lucro, pero por ahora solo tenga en cuenta que, como mínimo, debe contener el tipo y la fecha de envío de cada comunicación que enviará durante los próximos 12 meses. Preferiblemente también incluye los plazos de tareas y las personas responsables de las tareas previas a la fecha de envío de cada comunicación. Podría existir como un calendario compartido de Exchange o Google, una hoja de cálculo o incluso un documento de Word, siempre y cuando toda la organización y su redactor de contenido externo tengan acceso a él. Cuando su personal tiene una necesidad de comunicación, debe consultar el calendario para la próxima oportunidad programada y luego comunicarse con el escritor de contenido y su gerente para que lo incluyan.

Ahora ponlo todo junto. ¿Cómo se involucrarán, qué debe suceder para producir cada pieza y cuándo debe completarse cada tarea? Un redactor experimentado golpeará esas tres áreas cuando discuta su proceso.

Financiero
¿Cuánto cobra y cómo factura?
Escúchame. Necesitas pagarles. Descubra su tarifa normal y condiciones de pago. Pueden ofrecer sus servicios de forma gratuita, y gratis es agradable, pero tiene un costo. La gente quiere ayudar. El camino al cielo está pavimentado con buenas intensiones (y queso), pero este tipo de arreglo puede ir mal rápidamente. El costo será la pérdida de oportunidades y una relación laboral fracturada. ¿Recuerdas al yerno? Seis meses después, cuando su fecha límite compite con la fecha límite de un cliente que paga y el pago de su hipoteca, algo dará. Y no serán tus donantes. Ambos son profesionales, acuerdan los términos y se comprometen como tales.

¿Signo de un profesional independiente o agencia? Responden rápidamente cuando se les solicitan tarifas y tienen términos establecidos. Es muy posible que tengan un nivel de precios sin fines de lucro existente, esto está bien. De hecho, es excelente, puede encontrar un nivel de comodidad al saber que está recibiendo servicios profesionales a un precio reducido mientras sigue siendo un cliente valioso. Pero no se enoje si no ofrecen un descuento sin fines de lucro. El hecho de que a una empresa se le permita sacar ganancias en lugar de reinvertir no significa que sí lo sea. Si su tasa es justa, pague.

Las personas y agencias ofrecen muchos modelos de facturación similares. Los ejemplos son por hora o mensual, fijo o variable; tarifas de bloque por hora con descuento o acuerdo de retención prepago; establecer el precio del proyecto o incluso por palabra. Las personas suelen ser más flexibles que las grandes agencias cuando se trata de facturación, pero las agencias a menudo pueden extender plazos de pago más largos. Un cliente sin fines de lucro me pagaba anualmente porque era la única forma en que podían garantizar que me pagarían dentro de las limitaciones de su ciclo de financiación. Cuando negocie una tasa y términos, intente múltiples escenarios para encontrar lo que funciona mejor para ambas partes.

Nunca celebre un acuerdo con un proveedor en el que sean compensados ​​con un porcentaje de los fondos recaudados de su trabajo. Esta es un área muy gris y es vista por la mayoría como una práctica poco ética para organizaciones sin fines de lucro. Para obtener más información sobre este tema, consulte el documento de posición de la Asociación de profesionales de recaudación de fondos de 2001 Compensación basada en el porcentaje .

Conclusión
Debe estar orgulloso de su decisión de externalizar la escritura de contenido a un profesional. El hecho de que reconozca esto como una necesidad me dice que ve el valor que las organizaciones sin fines de lucro deberían colocar en las comunicaciones efectivas. A menudo se pasa por alto, pero es un factor clave de éxito. Hay miles de personas y agencias que esperan trabajar con usted para crear y entregar mensajes sólidos. Use las cinco áreas descritas anteriormente para descubrir las fallas y reduzca su lista a unos pocos contendientes serios. Déles a cada uno la misma tarea y pídales que trabajen a través de su modelo de compromiso ideal para producir una entrega. Califíquelos según su capacidad para trabajar dentro de un proceso organizado y según la calidad de su producto final. Repita hasta que haya encontrado un escritor de contenido que se ajuste a sus necesidades. Las comunicaciones bien escritas entregadas regularmente con contenido relevante y un tono subyacente estratégicamente diseñado distinguirán a su organización de las demás y lo ayudarán a involucrar a su audiencia en un diálogo previamente desconocido.

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